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Cómo ahorrar en la gestión de documentos

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El día en que te preguntes cuánto documento descubrirás cuanto puedes salvar y ser más ecológico en este campo. No estamos hablando de timbres fiscales o impuestos en general, esos son otro tema espinoso, pero el costo de producción y administración de cualquier documento (facturas, recibos, albaranes ...) desde que se genera (lo hacemos en Word o Pdf para que sea sencillo) hasta que se archiva en algún lugar, muchas veces en papel porque así lo quiere la ley.

Bueno, produce y administrar un documento de principio a fin, cuesta mucho, más de lo imaginado y, a menudo, más que el valor real asociado con documento mismo. Es un coste que pesa sobre las empresas, y sobre la administración pública, que inevitablemente recae en las personas, clientes o usuarios. También es un costo ambiental porque es imprudente y de mala producción administración de documentos son fuente de contaminación y consumo de materias primas.

En una empresa, la gestión de procesos documentales, eso es el gobernanza de documentos, es una de las áreas con mayor potencial en términos de ahorro energético, eficiencia y sostenibilidad ambiental. Se pueden lograr ahorros de energía racionalizando la flota de impresoras o reemplazándolas con dispositivos que consuman menos energía; eficiencia con la adopción de procesos y herramientas que simplifican la gestión de documentos (por ejemplo, disminuyen el número de impresiones); la sostenibilidad ambiental, cada vez más un deber de las empresas, con la adopción de políticas corporativas verdes.

Si lo pensamos nos damos cuenta de que son cosas que todos sabemos, el problema es que a las empresas (pero también hablamos de administración pública) les cuesta establecer objetivos verdes y analizar las implicaciones ambientales de gobernanza de documentos, incluido el consumo de energía y el reciclaje. Generalmente, incluso los procesos más estratégicos no son monitoreados y confiamos en la sensibilidad de las personas: la 'impresión a doble cara' es el consejo de los más sabios, pero por sí solo no es suficiente.

Estas consideraciones están contenidas, por ejemplo, en el 'Índice de gobernanza de documentos de Ricoh 2012’, El estudio que Ricoh dedica cada año al tema de gestión de documentos con especial atención al tema de la sostenibilidad ambiental. Según Ricoh, cuya orientación verde no es nueva, las brechas en términos de gobernanza de documentos a menudo no te permiten aprovechar las oportunidades de una gestión de documentos económico y ecológico.

Para empresas que quieran reducir costes y el impacto medioambiental de gestión de documentos, Ricoh ha lanzado el Programa de optimización de la sostenibilidad, un camino desarrollado para hacer sustentable la gestión documental reduciendo el impacto ambiental y los costos de estos procesos. Los resultados que obtienen las empresas están cuantificados y certificados. Se emite a los clientes un certificado que compara la situación inicial con la posterior a la ejecución del proyecto y certifica la reducción del impacto ambiental.



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